Hybride werken betekent steeds meer hybride vergaderingen. Die gaan vaak mis, ziet Frank van Veen van Jabra. ‘Dat kost bedrijven torenhoge bedragen aan verloren productiviteit.’
Werken vanuit de trein, vanaf de keukentafel of op kantoor: mobiel werken is de norm geworden. Uit wereldwijd onderzoek van Jabra onder ruim 2.300 kenniswerkers in zeven markten blijkt dat 84 procent regelmatig vanuit meerdere locaties werkt. Daardoor sluiten steeds vaker deelnemers op afstand aan bij vergaderingen. En daar wringt het, zegt Frank van Veen, Head of Marketing Benelux bij Jabra, fabrikant van audio- en videotechnologie. ‘Slecht verlopende vergaderingen kosten bedrijven in stilte miljoenen.’ Bij een organisatie van 5.000 medewerkers loopt dat op tot 26 verloren werkdagen per medewerker, wat gelijk staat aan 110 miljoen euro aan verloren productiviteit, volgens onderzoek van Jabra.
Van Veen noemt het fenomeen ‘meeting debt’. ‘Net als financiële schuld stapelt het zich op. Een vergadering loopt technisch in de soep of eindigt zonder duidelijk besluit. Dat levert weer een extra e-mail op, of een tweede vergadering.’ Drie op de vier vergaderingen kampen met minstens één technisch probleem: slechte audio (73 procent) en onvoldoende zicht via video (68 procent) voeren de lijst aan, wat gemiddeld elf minuten per vergadering kost.
Slechte hybride vergaderingen kosten niet alleen tijd, ze sluiten ook mensen uit. De helft van de online deelnemers voelt zich regelmatig genegeerd of buitengesloten. ‘Medewerkers die het gevoel hebben overstemd te worden, zien vier keer vaker op tegen vergaderingen’, legt Van Veen uit. AI is volgens hem geen wondermiddel. ‘AI kan een goed georganiseerde vergadering verbeteren, maar geen mislukte vergadering redden.’ Valt de audio van een deel- nemer steeds weg, dan erft de transcriptiesoftware dat probleem. ‘Of iemand vijftig of vijftien zegt, maakt in een zakelijke vergadering wel degelijk uit.’
Goede technologie maakt hybride vergaderingen volgens Van Veen productiever én inclusiever. ‘Betere apparatuur en eenvoudigere, betrouwbaardere systemen kunnen bijna direct verschil maken.’ De Evolve3-headsetserie filtert omgevingsgeluid en legt volgens onafhankelijke testresultaten meer dan 99 procent van de woorden in open kantoren nauwkeurig vast. Ook vergaderruimtes verdienen aandacht. Met PanaCast biedt Jabra schaalbare oplossingen voor kleine én grotere ruimtes, waardoor organisaties stap voor stap kunnen investeren.
Goede vergadertechnologie gaat uiteindelijk over mensen. ‘De bedrijven die winnen zijn niet degenen met de meeste technologie; het zijn degenen die technologie simpel, natuurlijk en inclusief maken. Zodat mensen hun beste werk kunnen leveren, waar ze ook zijn.’
