Het opstellen van voorstellen, contracten en het beheren daarvan wordt soms als een minder leuk klusje gezien. “Als je als bedrijf snel groeit of in een sector zit waar je veel contracten afsluit, is het een tijdrovende klus als je daar geen softwaresysteem voor hebt,’ meent Oneflow-marketingmanager Wouter Wierenga.
Het digitale voorstel- en contractplatform Oneflow transformeert verouderde contractprocessen tot een wonderbaarlijk verbonden ervaring, die bestaat uit 3 fases: pre-sign, sign en de post-sign. Je werkt tijdens de contractonderhandelingen real-time samen aan één versie. Gemakkelijk en zonder poespas. Oneflow is een van oorsprong Zweeds bedrijf, dat afgelopen jaar naar de beurs is gegaan. Met het opgehaalde geld is vanuit Scandinavië de sprong gemaakt naar Londen, Parijs en Nederland. ‘We hebben een platform waarin je voorstellen en contracten kunt opmaken, ondertekenen en beheren. Dat gebeurt volledig digitaal,’ vertelt marketingmanager Wouter Wierenga.
Altijd dezelfde versie
Voorstel en contractbeheer gebeurt vaak nog op de traditionele manier, met pdf-bestanden die moeten worden ondertekend en gescand. ‘Dat gaat niet altijd even soepel. Tijdens de onderhandelingsfase wordt een contract vaak heen-en-weer geschoten voor aanpassingen, wat veel tijd kost. Soms wordt er gewerkt in verschillende versies van voorstellen of contracten, waardoor het risico op onbedoelde fouten toeneemt. Bij ons is dat super eenvoudig gemaakt. Je werkt altijd in dezelfde versie. We werken niet in Word- of pdf-bestand, maar op basis van html. Dat is veel makkelijker te bewerken. Je kunt het document gewoon in de webbrowser openen op je laptop of smartphone. Je hoeft er verder niks voor te downloaden.’ Met Oneflow kunnen mensen eenvoudig worden toegevoegd aan het voorstel of contract, bijvoorbeeld de personen die van het eigen bedrijf en aan de klantkant het contract moeten ondertekenen. Op afdelingsniveau kan worden ingesteld wie wel en wie niet iets mogen aanpassen in het contract.
Veiligheid is superbelangrijk, benadrukt Wierenga. ‘Het is privacy- en bedrijfsgevoelige informatie, waarvan je niet wilt dat het op straat komt te liggen. Binnen Europa hebben we de AVG-privacywetgeving, waar je je als bedrijf aan moet houden. We zijn een Europees bedrijf. De grote concurrenten zijn Amerikaanse bedrijven. Die hanteren Amerikaanse wetgeving. Daar is het anders geregeld dan hier, dat is iets waar veel bedrijven zich minder bewust van zijn.’
Integreer met jouw eigen CRM systeem
Het ondertekenen van contracten gebeurt met één klik met de muis. Eenmaal ondertekend is het contract verzegeld met een elektronische zegel zodat de inhoud niet veranderd kan worden. Oneflow communiceert eenvoudig met grote CRM-systemen, waaronder Salesforce en HubSpot. ‘Veel bedrijven gebruiken die software als basis voor hun klantgegevens. Dat wil je als centraal systeem houden, dus daarom hebben we een sterke integratie gebouwd met tientallen CRM-systemen, zodat het eenvoudig is om Oneflow toe te voegen aan je standaard werkwijze. Hierdoor kun je in je eigen systeem heel makkelijk je contracten beheren, ondertekenen opmaken etc.’
Een andere grote winst is de AI-tool genaamd AI Assist binnen het Oneflow-platform, dat is gebaseerd op software van OpenAI, ook bekend van ChatGTP. ‘Dat maakt het opstellen en controleren van een voorstel of contract nog makkelijker. Je kunt letterlijk in onze tool zeggen: schrijf een standaard arbeidsovereenkomst voor iemand die als consultant gaat werken bij bedrijf X. Dan wordt door de AI Assist een contract opgesteld dat je zelf kunt bewerken. Je kunt je inbeelden hoeveel tijd dat scheelt. En het is veel veiliger. Het is een super fijne tool om mee te werken. De user-experience is heel prettig, je krijgt zin om de tool erbij te pakken omdat het zo makkelijk gaat.’
