Aan het begin van de coronapandemie schakelden veel organisaties in één keer van 0 naar 100. ‘Iedereen moest van het ene op het andere moment thuiswerken. Dat zorgde voor een paniekreactie, waarbij organisaties razendsnel webcams gingen bestellen. Zowel voor mensen thuis als in de vergaderruimten.’ De initiële investering was functioneel voor het moment, maar niet optimaal, constateert algemeen directeur Frank Francois.
‘Inclusiviteit en gelijkheid zijn belangrijke waarden tijdens een online meeting,’ vertelt Francois. ‘Dat gaat verloren als de remote deelnemers individueel worden weergegeven en alle deelnemers in de vergaderruimte in één camerashot. Remote deelnemen van achter je laptop voelt heel anders dan samen in een vergaderruimte zitten. De mensen die vanuit thuis deelnemen, voelen zich toeschouwer van de meeting. Je kijkt en luistert mee, maar het is veel moeilijker om in te breken in het gesprek laat staan deel te nemen. Dat heeft een grote impact.’ AVisie zorgt ervoor dat iedereen individueel in beeld wordt gebracht en de mensen in de vergaderruimte hetzelfde in beeld zijn als de mensen die thuiswerken. ‘Onze oplossingen zorgen ervoor dat mensen het gevoel hebben dat ze erbij horen en zich betrokken voelen bij de meeting.’ Doordat zowel de deelnemers in de vergaderruimte als de deelnemers thuis middels een eigen venster in beeld zijn, is iedereen gelijkwaardig. Ook Microsoft speelt hierop in met de introductie van Front Row, waarbij een nieuwe meeting lay-out wordt gebruikt om deze gelijkwaardigheid te creëren.
Dual screen-technologie
Gevraagd naar nieuwe trends noemt Francois dual screen-technologie. Deze technologie is zeker niet nieuw natuurlijk, maar de vraag is wel enorm groeiende ‘In veel meetings worden documenten en presentaties gedeeld. Met een enkel scherm heb je groot de content afgebeeld en in een klein venster de online deelnemers. Daarmee verlies je de connectie met het online publiek. Dankzij de toevoeging van een tweede scherm heb je de focus op de presentatie én contact met de mensen.’
Videoconferencing
Hybride werken heeft de vraag naar videoconferencing enorm vergroot. AVisie helpt organisaties bij de keuze tussen een BYOD (Bring Your Own Device) oplossing, waarbij je de eigen laptop gebruikt om de call op te zetten, of een compleet ‘roomsysteem’ op basis van Android of Windows. Het bedrijf helpt organisaties om de stap te zetten naar complete, goedwerkende en gebruiksvriendelijke systemen. ‘Je ziet veelal dat mensen met een eigen laptop de vergaderruimte binnenkomen om vervolgens via allerlei stappen verbinding te maken met het systeem. Met onze ‘roomsystemen’ staat de call bij aanvang van de meeting klaar voor gebruik. Je hoeft alleen nog maar op de button “join” te drukken om deel te nemen. Je hebt geen problemen met een haperende verbinding of incompatibele systemen.’ Een ander voordeel is dat de audio en video in de ruimte optimaal ingeregeld zijn. ‘Gebruikers kunnen hierbij niet of nauwelijks aan de instellingen zitten.’
‘We werken merkonafhankelijk en ontzorgen de klant volledig; van advies, levering, installatie, software programmering, remote management en onderhoud.’ AVisie helpt met het maken van de juiste productkeuzes, te beginnen met een inventarisering van de wensen van de klant. ‘Wij stellen kritische vragen over de manier van werken in de organisatie en zoeken daar de juiste gebruiksvriendelijke oplossing bij.’ Het geven van productpresentaties en het faciliteren van testopstellingen zijn een belangrijk onderdeel van het adviestraject. ‘Bij videoconferencing plaatsen we vaak een testopstelling bij de klant zelf. Juist omdat die klant niet altijd weet wat de mogelijkheden zijn en wat hij nodig heeft. In de testfase kun je dat zelf ervaren.’ Als voorbeeld noemt hij een case bij een farmaceut. ‘Ze prefereerden een BYOD-oplossing boven een Teams Room systeem en waren ervan overtuigd dat dit veel eenvoudiger in het gebruik zou zijn. We hebben beide systemen op proef geplaatst zodat de klant deze goed kon vergelijken.’ Hij vervolgt: ‘Uit deze testopstelling bleek dat een Teams Room systeem veel beter aansloot bij de behoeften van de klant. Het plaatsen van een dergelijke testopstelling is voor ons zeer eenvoudig te faciliteren en hiermee voorkomen we verkeerde investeringen. Dit onderscheidt ons van de internetshops en maakt ons zeer succesvol’.
