“De investering in software die er puur is ingericht rondom de workflow, de manier waarop het werk en een opdracht zich door het bedrijf heen beweegt,” vertelt CMO Kees Henniphof van Teamleader.
In grote bedrijven wordt veel energie geïnvesteerd in de manier van werken en samenwerken. Het wordt op hoog niveau belangrijk geacht en over nagedacht. In het mkb heerst veelal een andere dynamiek, constateert Henniphof. “Bij een mkb-bedrijf met 10 tot 20 medewerkers wordt ook veel tijd besteed aan samenwerken, maar dat gaat over de telefoon, per WhatsApp, e-mails en Excelsheets.”
Minder gedoe
Met Teamleader heb je een platform voor de kern van het commerciële deel van het werk. Het helpt je projecten en taken te structureren. Zodat op elk moment duidelijk is aan welke klanten wordt gewerkt, wat voor soort opdrachten worden uitgevoerd en wat de status van de opdrachten is. Heel simpel: wat is afgerond en kan worden gefactureerd? Zodat je als kleinbedrijf inzicht hebt in hoe het gaat. “In veel kleinere bedrijven is dat nog een kwestie van overleggen, bellen en mailen om een gedeeld beeld te hebben hoe het gaat. Als je een deel van die energie in software stopt, zodat mensen op hun telefoon of laptop kunnen zien wat de status is, kan de energie in andere zaken wordt gestoken. Je hebt meer vrijheid om tijd te investeren in waar het je als ondernemer ooit om is begonnen, ondernemen en waarde creëren voor je klanten. Elke ondernemer wil met z’n corebusiness bezig zijn. Met onze work managementsoftware kun je de werkprocessen structureren en centraal beschikbaar maken, zodat tijd vrijkomt. Onze slogan luidt niet voor niets ‘more business, less hassle’ (meer business, minder gedoe).”
“Bij Teamleader vertalen we work management heel concreet naar alle processen rond de verkoop, organiseren en factureren van het werk: ‘sell, bill, organise’. We richten ons op zakelijke dienstverlening.” Henniphof gebruikt als voorbeeld de aanvraag van een potentiële klant. “Hoelang duurt het om een offerte te versturen? En hoelang voor versie 2? Klopt de prijslijst nog wel en zijn de juridische kanten goed in de offerte verwerkt?” Met name in de opvolging vallen vaak steken door de drukte rondom het lopende werk. Dat geldt bijvoorbeeld ook voor het accorderen van de factuur.
Toevallige informatie
De afgelopen twee jaar kenmerken zich door onzekerheid en snelle marktveranderingen voor ondernemers. “Gaat de boel dicht of blijft het open? Gaan we weer thuiswerken? Die beweeglijkheid en hoge mate van veranderlijkheid kun je rustiger maken door met goede systemen te werken. Zodat je werk niet beïnvloed wordt door de vraag of je al dan niet bij elkaar kunt komen. Als je een manier van samenwerken vindt die ook werkt als je thuis bent en als de helft van het team op kantoor zit. Dat brengt rust in een tijd die voor veel mensen zeer onrustig is.”
Nu deels thuiswerken, deels op kantoor het nieuwe normaal is, los van alle coronabeperkingen, zijn er minder informele contactmomenten. “Er is geen gesprek meer bij de koffiemachine of dat je bij de lunch opvangt. De toevallige informatie valt weg. Daarom is het prettig een gezamenlijke plek te hebben waar je het werk ziet terwijl het gebeurt. Juist voor het op afstand werken is een work management platform dé oplossing. Je ziet wie verantwoordelijk is, wat de status is, wat de deadline is en wat jouw rol erin is. Volledig up-to-date. Dat geeft heel veel rust.”
Kort op de bal
De werkdruk neemt in vrijwel alle sectoren toe. De economie boomt. “Het is een combinatie van een tekort aan arbeidskrachten, het is ontzettend moeilijk om nieuwe mensen te vinden, en een boost van de omzet in veel sectoren. Dat versterkt elkaar. De mensen die aan het werk zijn moeten meer produceren.” Teamleader heeft onderzoek gedaan en ondernemers gevraagd of ze naar digitalisering grijpen om de werkdruk te verminderen. “Dat doen ze niet, omdat ze met de korte termijn bezig zijn. Door de onzekere toekomst wordt kort op de bal gespeeld. Ze wachten met digitalisering, omdat ze denken ‘eerst maar deze tijd doorkomen. Terwijl een digitale werkstroom strategisch is voor de middellange termijn,” stelt Henniphof.
Voor meer informatie: www.teamleader.nl
