Een zakenreis per trein of vliegtuig binnen Europa kan heerlijk ontspannen zijn als alles goed geregeld is, maar het leidt vaak tot een reeks logistieke en administratieve frustraties. En dan komen ook nog de onvoorspelbare geopolitieke ontwikkelingen en steeds extremer wordende natuurincidenten om de hoek.
Als je tijdelijk in het buitenland gaat werken, maar ook voor korte zakenreizen, zoals het sluiten van een contract met een klant of een congresbezoek, ben je verplicht een A1-verklaring in te vullen. De verklaring bewijst dat de zakenreiziger gedurende de tijdelijke werkzaamheden en het verblijf in het buitenland gewoon in Nederland verzekerd is voor werkloosheid, ziekte en arbeidsongeschiktheid. ‘Ik ging laatst van Nederland naar Oslo, naar Brussel en weer naar huis. Dan moet ik voor mijn bezoek aan Oslo én mijn reis naar Brussel een A1-formulier bij me hebben. Dat kost het bedrijfsleven, de zakenreizigers én de betrokken overheidsinstanties tijd en geld. Waar we ons hard voor maken, is dat een reis tot 14 dagen buiten die regelgeving valt,’ vertelt Odete Pimenta da Silva, Managing Director bij NATM, hét kennisnetwerk voor travel managers en -inkopers, maar ook van de zakenreisleveranciers.
Veilige kaders scheppen
De travel manager is de spin in het web bij zakelijke reizen. ‘Je bent operationeel of strategisch bezig. Je maakt beleid en bewaakt beleid. De rol van de travel manager is breed, van inkoop en risk management tot analytisch inzicht.’ De actualiteit speelt voortdurend een rol in het werk, vertelt Pimenta da Silva. ‘Waar calamiteiten vroeger sporadisch voorkwamen, zien we nu steeds vaker en heviger natuurincidenten, zoals de branden rondom Los Angeles in januari dit jaar. We zorgen ervoor dat iemand binnen veilige kaders op reis kan. We zijn gespitst op de impact van alle ontwikkelingen, van verduurzaming en klimaat tot geopolitieke ontwikkelingen. Bij het beleid van Trump vragen we ons af: hoe lang kan ik mijn medewerkers uit de LGBTQ-gemeenschap veilig naar Amerika sturen?’ De coronapandemie, vijf jaar geleden, vormde een duidelijke breuklijn voor de sector, maar bracht tegelijkertijd ook nieuwe kansen, blikt ze terug. ‘In februari 2020 was ik nog aanwezig op een conferentie in Engeland. Nog geen week later ging de wereld op slot. Travel managers kregen te maken met gestrande reizigers en de zakenreisindustrie werd geconfronteerd met de stilstand van het verkeer, terugbetalingen van geannuleerde reizen en grote onzekerheid. Het was voor alle partijen een enorme uitdaging om hier doorheen te komen. Al snel zijn wij als vereniging met online evenementen kennis gaan delen met onze leden over een situatie die niemand ooit eerder had meegemaakt.’
Meerdere tickets
Pimenta da Silva is een van de medeoprichters van BT4Europe, dat zich inzet voor betere regelgeving en beleid voor zakenreizen en zakenreizigers binnen Europa. ‘Ons gezamenlijke doel is het wegnemen van belemmeringen voor de zakenreiziger, onder meer door invloed uit te oefenen op Europese wet- en regelgeving.’ Ze geeft twee concrete voorbeelden. ‘Er zijn momenteel verschillende methodes om duurzaamheidsprestaties te rapporteren, waardoor je appels met peren vergelijkt. Mijn BT4Europe-collega Angela Lille is actief betrokken bij de lobby om tot een standaardisering in de hotelwereld te komen, zodat de informatie op een uniforme manier kan worden aangeleverd.’ Het tweede voorbeeld betreft de versnipperde regelgeving rondom claims bij vertragingen bij grensoverschrijdende treinreizen. Bij vliegen zijn er Europese regels die precies vastleggen waar je recht op hebt, als een vlucht uitvalt of veel vertraging heeft. De luchtvaartmaatschappij moet dan bijvoorbeeld je hotelkosten vergoeden of een nieuwe vlucht regelen. Bij internationale treinreizen zijn zulke afspraken er veel minder duidelijk, en dat maakt het lastiger voor zakelijke reizigers. ‘Als je met de trein naar Barcelona reist en terugvliegt met het vliegtuig, merk je meteen het verschil.’ Bij de trein heeft elk land een eigen spoorbedrijf en regels. Als je trein vertraging heeft, waardoor je een aansluiting mist, begint het gedoe. Wie is er verantwoordelijk voor de extra kosten? Vaak wijzen de vervoerders naar elkaar. Uiteindelijk blijf je als reiziger zelf met het probleem zitten.’ Met de Single Digital Booking and Ticketing Regulation moet dit worden opgelost, vertel ze. ‘Helaas geldt de regeling alleen voor de trein. We vinden dat vliegtickets hier ook onder zouden moeten vallen. Het feit dat we zo hard moeten lobbyen voor een goede regeling is eigenlijk heel bizar.’
