41 procent van de mkb-ondernemers vindt dat administratieve lasten te veel tijd opslokken. Dat is geen detail, dat is een structureel probleem. Volgens Marc van Gaal, directeur van HR- en salarisplatform Loket, is het tijd om HR en salaris fundamenteel anders te organiseren.
‘Bijna de helft van ondernemend Nederland verliest kostbare tijd aan processen die geen waarde toevoegen,’ zegt Van Gaal. ‘Twintig bonnetjes die verspreid over het kantoor liggen en handmatig in Excel worden ingevoerd, verlofverzoeken via WhatsApp, cao-vragen die uitgeplozen moetenworden… Ondernemers zijn te veel bezig met administratieve rompslomp.’
Die tijd wil je als ondernemer ergens anders aan besteden. Aan een goed gesprek met een medewerker. Aan het bouwen van je organisatie. Aan groei, ontwikkeling en richting. Niet aan het verzamelen, controleren en herstellen van mutaties. Niet aan het najagen van ontbrekende informatie of het corrigeren van fouten die onderweg zijn ontstaan. In veel organisaties gaat dat goed zolang iedereen scherp is en precies weet wat er moet gebeuren. Maar die manier van werken is kwetsbaar. Elke overdracht vergroot de foutkans. Elke handmatige stap kost tijd. En juist die tijd is schaars.
Wat vaak onderschat wordt, is de optelsom. Eén losse mutatie lijkt onschuldig. Maar vermenigvuldig dat
met tientallen medewerkers, meerdere wijzigingen per maand en verschillende overdrachtsmomenten, en je ziet hoeveel aandacht er weglekt. Niet in grote, zichtbare blokken tijd, maar in kleine onderbrekingen die focus en energie versnipperen.
Medewerkers krijgen meer regie
Volgens Van Gaal ligt de oplossing niet in nóg een losse tool, maar in een ander fundament. ‘HR en salaris zijn in veel organisaties opgebouwd uit losse acties’, zegt Van Gaal. ‘Een mutatie hier, een controle daar. Dat model past niet meer bij hoe het mkb vandaag werkt.’ Loket speelt daar al ruim twintig jaar op in. ‘Onze missie is om goed werkgeverschap bereikbaar te maken voor ondernemers’, zegt Van Gaal. Inmiddels gebruiken zo’n 145.000 mkb-organisaties het platform. Maar volgens hem gaat het niet om omvang, het gaat om structuur.
Slim fundament
Volgens Van Gaal vraagt het mkb om een fundament dat eenvoudiger en slimmer is georganiseerd. ‘Informatie moet automatisch doorstromen. Medewerkers moeten zelf zaken kunnen regelen binnen duidelijke kaders. En werkgevers moeten realtimeinzicht hebben, zonder alles handmatig te controleren.’ Zo ontstaat er ruimte voor iedereen: medewerkers zijn zelfstandiger, werkgevers houden overzicht en accountantskantoren kunnen hun expertise inzetten waar die het meeste waarde toevoegt. ‘Regie betekent niet dat je alles zelf moet doen,’ zegt Van Gaal. ‘Regie betekent dat je inzicht hebt, kunt bijsturen en kunt vertrouwen op een systeem dat klopt.’ En als dat systeem klopt, verandert de rol van HR vanzelf. Minder tijd naar verzamelen en herstellen, meer aandacht voor kwaliteit, begeleiding en grip. Tegelijk blijft de dagelijkse stroom aan vragen en mutatiesgewoon doorgaan. Alleen wil je dat slimmer en consistenter laten verlopen, zonder extra fte. En precies daar komt een volgende stap in beeld.
De digitale workforce
Als nieuw antwoord op de behoefte aan meer HR-capaciteit, zet Loket in op een digitale workforce. Geen losse AI-functie, maar digitale ondersteuning die processen voorbereidt, begeleidt en waar mogelijk zelfstandig uitvoert. Zo breid je het team als het ware uit met digitale collega’s, zonder dat je er een extra HR-medewerker of administratieve kracht bij hoeft te zetten.
“Agentic AI is daarin een belangrijke ontwikkeling”, zegt Van Gaal. “Dat is AI die niet alleen antwoord geeft, maar ook handelt binnen vooraf ingestelde kaders. Het haalt informatie op, zet vervolgstappen klaar en zorgt dat wijzigingen correct worden verwerkt.” Het resultaat: minder overdrachtsmomenten, minder herstelwerk en minder druk rond vaste momenten zoals de loonrun.
De HR-buddy als zichtbaar voorbeeld
Een concreet voorbeeld is de digitale HR-assistent van Loket: een persoonlijke HR-buddy voor medewerkers. Daarmee kunnen medewerkers direct hun vragen stellen of iets regelen, op het moment dat het hen uitkomt. Denk aan heel praktische dingen: heb ik recht op verlof als ik ga verhuizen? Heb ik recht op een opleidingsvergoeding?
Van verlof tot declaraties en van persoonsgegevens tot vragen over arbeidsvoorwaarden: de HR-buddy geeft niet alleen antwoord, maar zet ook meteen de juiste stap in het proces, volledig volgens de afspraken binnen de organisatie. Daarmee verschuift verantwoordelijkheid naar waar die hoort, zonder dat het ingewikkelder wordt.
“De HR-buddy is geen chatbot”, benadrukt Van Gaal. “Het is een slimme digitale collega die meedenkt én werk uit handen neemt.” In een volgende stap wordt die interactie ook spraakgestuurd mogelijk, zodat medewerkers hun vragen kunnen bespreken met de digitale HR-assistent, zoals je dat ook met een collega zou doen. Niet alleen een vraag intypen en een antwoord terugkrijgen, maar in gesprek stap voor stap helder krijgen wat er speelt, welke opties er zijn en wat er vervolgens geregeld moet worden. Een echte HR-buddy. De kern blijft hetzelfde: eenvoud aan de voorkant, intelligentie op de achtergrond.
Rollen veranderen
“In het traditionele model ging veel tijd naar verwerken en herstellen”, zegt Van Gaal. “In het nieuwe model ontstaat ruimte: voor begeleiding, strategische gesprekken, continuïteit en groei van medewerkers en je organisatie.” Volgens hem staat het mkb op een kantelpunt. “Je kunt blijven werken met losse lijsten en overdrachtsmomenten. Of je kunt kiezen voor een model waarin technologie het fundament vormt en mensen zich richten op wat echt waarde toevoegt.”
Ruimte als resultaat
Wanneer processen logisch zijn ingericht en medewerkers meer zelf kunnen regelen, verdwijnt een groot deel van het dagelijkse regelwerk bij de ondernemer. Minder losse vragen tussendoor, minder brandjes blussen, minder controle achteraf. Niet omdat de ondernemer minder betrokken is, maar omdat het werk op de juiste plek landt: bij de medewerker, ondersteund door een systeem dat de afspraken kent en automatisch de juiste stappen in gang zet. Dat levert tijd en aandacht op voor wat je als werkgever liever doet: investeren in je mensen. Vaker het gesprek voeren, coachen, ontwikkeling stimuleren en bouwen aan een organisatie die kan doorgroeien.
