Het gebruik van moderne ICT oplossingen kan de werkdruk op de MKB-accountant aantoonbaar verlichten. Mits de software goed is ingericht en optimaal wordt gebruikt. Dit klinkt logisch, maar overgaan op nieuwe software vereist ook een andere werkwijze. Een manier van werken die al 20 jaar gemeengoed is, betekent niet dat die nog steeds voldoet.
Dat stelt Joris Joppe, managing director van Visionplanner. ‘De krapte op de arbeidsmarkt en toenemende regeldruk verzwaren de werkdruk, maar efficiënter werken, ligt binnen handbereik.’ Visma zorgt met Visionplanner dat accountants heel efficiënt hun jaarrekening kunnen opmaken. ‘Daar zitten allerlei verplichtingen omheen die we heel pragmatisch hebben geïmplementeerd. Een expertgroep helpt ons bij de implementatie van wetgeving, zodat we de regeldruk tot het minimum kunnen beperken. We helpen kantoren met een standaardmanier van werken en een standaard jaarrekening, ontdaan van alle ballast. Dat scheelt accountants één à twee uur per jaarrekening. Onze grotere klanten besparen daarmee meerdere fte’s. Dat leeft bij kantoren, want de mensen ontbreken,’ vertelt Joris Joppe, managing director van Visionplanner. ‘We zorgen dat de accountant alleen díe dingen doet die hij moet doen of in het belang van de klant zijn.’
Poortwachter
Visionplanner levert met Compilation en Insights software aan administratie- en accountantskantoren, waarmee ze jaarrekeningen opstellen en managementinformatie aan hun klanten leveren. De financiële rapportages zijn deels verplicht, maar vooral ook nodig om de onderneming aan te sturen. ‘Ondernemers en banken hebben behoefte aan actuele cijfers. Daar komt Insights, onze dashboardapplicatie, om de hoek kijken. Die wordt elke dag bijgewerkt, zodat je dicht op de bal blijft. Ondernemers hebben daar behoefte aan. Ze kunnen scenario’s maken om vooruit te kijken.’ Aan de hand van de actuele informatie kan de accountant duiding aan de cijfers geven, benadrukt Joppe. ‘De basis moet op orde zijn, wil je de ondernemer meenemen bij strategische doelstellingen – Hoe hard wil je groeien? Wil je je bedrijf verkopen? Kan en wil je investeren?’ De wetgever ziet de accountant vooral in de rol van poortwachter, bijvoorbeeld rondom antiwitwaswetgeving. ‘Dat kost tijd, waardoor de beroepsgroep steeds meer onder druk komt.’ Tegelijkertijd is het steeds lastiger om goed personeel te vinden. ‘In België zijn al berichten dat accountants geen klanten meer accepteren. Dat heeft directe gevolgen voor de economie, want de hele financiële stroom die de accountant controleert, zorgt dat belastinginkomsten betrouwbaar binnenkomen en de financiering blijft draaien. Als er geen jaarrekening is, zal een bank ook geen lening verstrekken.’ De druk vraagt erom dat accountants hun werkzaamheden superefficiënt doen. ‘Dat ze niet onnodig dingen controleren en daarmee tijd verspillen die ze niet hebben. Maar óók dat ze optimaal gebruikmaken van het boekhoudsysteem,’ benadrukt Joppe. ‘Ik zit dertig jaar in de accountancy. Als ik de werkzaamheden van toen en nu vergelijk, zie ik daar best wel overlap in. Wat gek is, want de betrouwbaarheid van de automatisering is steeds groter. Dus je zou minder tijd kwijt moeten zijn.’ Visionplanner doet onderzoek naar het effect van de werkzaamheden rondom de jaarrekening, vertelt Joppe. ‘Daar zitten bijvoorbeeld controles bij in het kader van de antiwitwaswetgeving. Dan zien we dat die werkzaamheden in 99,5% van de gevallen nergens toe leiden. Dan kun je misschien iets verzinnen dat effectiever is.’ Hij heeft meer voorbeelden. ‘Het saldo op de bankrekening moet hetzelfde zijn als in de boekhouding. Vroeger was dat vaak niet zo, omdat de informatie handmatig werd vastgelegd met een hoger foutrisico. Nu is dat automatisch gekoppeld. Dus je zou ervan uit moeten kunnen gaan dat je dat niet meer hoeft te controleren.’
Best-of-breed omgeving
‘De filosofie van Visma is: wij leveren goede applicaties en zorgen dat die netjes werken met andere applicaties. We zorgen voor een best-of-breed omgeving. Dat voorkomt dat je als accountantskantoor voor je bedrijfsvoering te afhankelijk wordt van één partij. Je kunt de boekhoudsoftware van Twinfield gebruiken en onze jaarrekeningsoftware van Visionplanner. Er zijn ook leveranciers die zeggen: kom maar bij ons, dan zorgen wij voor de optimale integratie van de applicaties die je bij ons afneemt.’ De best-of-breed aanpak zit ingebakken in de filosofie van Visma, stelt Joppe. ‘Ik heb zeven Visma-collega’s die de accountancysector met een ander product bedienen. En tóch staan we los van elkaar. Omdat de gedachte is dat je, als je je eigen focus en strategie hebt, het beste product levert.’
