Vergaderen kost een aardige duit. Onderzoeksbureau Interview-NSS becijferde in 2016 dat het fenomeen alleen al in Nederland jaarlijks zo’n 25 miljard euro kost. Het is daarmee nodeloos om te stellen dat er winst valt te halen door deze overlegvorm zo efficiënt mogelijk moet plaatsvinden. De oplossing? Stuur van tevoren een agenda uit, dan wordt een vergadering een stuk efficiënter.
Dat stelt althans Martin Sterenberg, marketing- en salesmanager van iBabs, een bedrijf dat zich richt op papierloos vergaderen. “Benoem wat het doel is van een agendapunt, dit scheelt een hoop kostbare tijd.”
“In de basis zou een traditionele vergadering allang niet meer moeten plaatsvinden”, meent Sterenberg. “Informatie over de status van een project kun je beter plaatsen op een intranet en horen niet in een vergadering thuis. Voor mij moet een vergadering een structuur hebben en dienen actiepunten als een belangrijk hulpmiddel om effectiever het doel te behalen.”
Sterenberg meent dat er nog teveel met pen en papier wordt bijgehouden. “Er is nog een beetje koudwatervrees als het gaat om digitaal aantekeningen maken. Terwijl: het is toch handig als je later in een fatsoenlijk archief direct de juiste aantekeningen, besluiten en actiepunten kunt vinden.”
Daar zit ook nog een ander voordeel aan. Door digitaal te werken is het een stuk makkelijker om actiepunten te koppelen aan specifieke medewerkers. “Heb jij in een managementoverleg een besluit genomen, dan kun je veel makkelijker monitoren of deze door het team wordt doorgevoerd – actiepunten kunnen niet meer ‘worden vergeten’. In de vergadering gaat het dan alleen over de inhoud en niet meer over het proces.”
“Het maakt eigenlijk niet uit in welke sector je werkzaam bent”, besluit hij. “Zolang er maar meetings worden gehouden waarin knopen worden doorgehakt of actiepunten worden geformuleerd. Dat doe je aan de hand van duidelijke agendapunten.”
