Het administratieve werk van boekhouders en accountants wordt steeds meer ondergeschikt aan de rol van sparringpartner. Intelligente software zoals die van Yuki brengt administraties kwalitatief op orde en zorgt voor een hogere automatiseringsgraad. Met deze software hebben accountants ook meer inzicht in de cijfers van hun ondernemers. Zo kunnen ze eenvoudig ondernemers adviseren met onderbouwd advies. En houden ondernemers tijd en geld over om hun onderneming te laten groeien.
‘Door Yuki konden we op een procesgedreven manier onze administratie gaan monitoren, beheren, versterken en versnellen’
Het bedrijf Hartog Hoogveld begon als boekhoudbedrijf, maar vanaf 2019 zijn ze het bedrijf gaan benaderen als onderneming: van boekhouden naar het begeleiden van andere ondernemers naar maximale groei en ontwikkeling. Het leidde tot een flinke groei van het bedrijf zelf. Inmiddels zijn er 12 mensen werkzaam bij Hartog Hoogveld. ‘Daar heeft onze partner Yuki een grote rol in gespeeld’, vertelt Tim Hoogveld, een van de oprichters van Hartog Hoogveld. ‘De samenwerking is ontstaan toen we ons realiseerden dat we met de software die we gebruikten nooit op een manier konden ondernemen waarop we onze ambities – werk én privé – zouden kunnen waarmaken. Het was óf stoppen met ons bedrijf, of een ander programma gaan gebruiken dat ons kon faciliteren. Toen we tijdens onze zoektocht Yuki spraken, merkten we meteen dat zij dezelfde visie hebben als wij. Zij zien hun software niet door een accountants-bril, maar bekijken alles vanuit innovatie, ze zijn procesgedreven. Dat maakte het voor ons heel interessant. We konden op een procesgedreven manier onze administratie gaan monitoren, beheren, versterken en versnellen en dat heeft ertoe geleid dat we stappen konden gaan maken. We konden ons vrijspelen en gaan werken aan ons bedrijf.’
Klanten begeleiden op hun ondernemersreis
Volgens Hoogvelds compagnon Ferdinand den Hartog dient de software ondernemers te ontzorgen, zodat ze daar niet druk mee hoeven zijn. ‘Het product is ondergeschikt aan onze dienstverlening’, legt hij uit. ‘Dat was al onze visie, en Yuki was eigenlijk de enige partij die die visie deelde. Het opstellen van de jaarrekening en het uitvoeren van de boekhouding is veel minder belangrijk dan het advies dat je geeft aan je klanten, en je contact met de klant. Wij willen een sparringpartner zijn en klanten begeleiden op hun ondernemersreis. Daar moet de focus op liggen, dat zag Yuki ook. Je primaire product moet zo min mogelijk tijd kosten, dat was de omslag die gemaakt moest worden. Daar zijn veel bedrijven trouwens nog steeds mee bezig.’ Innoveren en automatiseren is ook in de accountancy essentieel en onontkoombaar. Klanten verwachten het ook van je. Bij Hartog Hoogveld zagen ze vijf jaar geleden al dat de jaarrekening en de administratie in feite een ‘service’ waren, en dat de meerwaarde hem zat in het begeleiden en adviseren van klanten. ‘De software van Yuki, en alle tijd die we daarmee besparen, stelt ons in staat om ons écht te richten op onze klanten’, zegt Hoogveld. ‘Wij denken met ze mee vanuit een persoonlijke betrokkenheid. We leggen ook altijd verband met het privéleven van een klant – als je weet wat jij privé voor ogen hebt, dus wat jij wilt als mens, is het veel makkelijker om je bedrijf daar strategisch op aan te passen en te groeien als ondernemer.’
Tijd en geld besparen
Afgelopen februari won Hartog Hoogveld de Product Leadership Award op het Yuki-gala. Het bedrijf had de hoogste automatiseringsgraad in combinatie met het hoogste kwaliteitscijfer. ‘Het was voor ons een totale verrassing’, lacht Hoogveld. ‘Maar het was een mooie beloning. Er zit een automatiseringsvraagstuk achter. Wij proberen dingen die niet kloppen in een bepaalde administratie niet voor een tweede of derde keer te zien; een geautomatiseerd systeem moet het dan al hebben opgelost. Met deze insteek hebben we die prijs gewonnen.’ ‘Yuki heeft een Kwaliteitsmonitor, die elke nacht de administratie doorlicht op een aantal aspecten’, vult Den Hartog aan. ‘Die checkt bijvoorbeeld of er openstaande banktransacties zijn, of de afschrijvingen van de activa zijn geboekt, en alle nettolonen zijn betaald. Daar komt uiteindelijk een score uit, en je kunt dan per administratie zien wat de kwaliteitsstatus is. De Kwaliteitsmonitor is bijzonder belangrijk voor ons; het geeft een goed beeld van hoe bij en accuraat we zijn met de verschillende administraties en zorgt ervoor dat er aandacht is voor álle aspecten van die administraties. Yuki heeft het zo ingericht dat je heel goed kunt zien of alles volledig en correct is; zonder hun systeem zou je snel dingen missen. Als alles geautomatiseerd is en goed loopt, houd je veel tijd over, die je in het contact met de klant kunt steken. Dat komt het succes van hun onderneming ten goede, ook omdat de ondernemer zelf nauwelijks tijd meer kwijt is aan de administratie. Hij kan ondernémen. In het ideale geval levert een leverancier de factuur aan Yuki aan. De eerste keer dat de klant die factuur ziet, is als deze in het betaaloverzicht staat. Hij hoeft hem alleen maar aan te vinken en op ‘betalen’ te klikken. Het scheelt handelingen.’ ‘Als je automatisering heel strak inzet en het proces goed bewaakt, bespaar je inderdaad tijd én geld’, aldus Hoogveld. ‘Een grote klant van ons heeft door Yuki kunnen besparen op een werknemer, daar zit nu niemand meer op de administratie.’
Innovatieve feature Automatiseringsmonitor
De zogenaamde ‘onboarding’ die Hartog Hoogveld nieuwe klanten biedt, maakt het bedrijf extra bijzonder. Klanten worden twee maanden heel intensief begeleid in het opzetten van een perfecte administratie, en het werken met het systeem van Yuki om die te bereiken. Een belangrijke en innovatieve feature van Yuki is de onlangs gelanceerde Automatiseringsmonitor. Waar de Kwaliteitsmonitor iets zegt over de kwaliteit van een administratie, geeft de Automatiseringsmonitor aan in hoeverre een administratie geautomatiseerd is, en vooral waar op het gebied van automatisering de verbeterpunten liggen. ‘Je krijgt cijfers’, legt Hoogveld uit. ‘Als de Automatiseringsmonitor bijvoorbeeld aangeeft dat je een 6 hebt voor je herkenningsregels, weet je dus dat dat je aandacht behoeft. Maar het mooie is dat de monitor ook zegt: als je deze, deze en deze punten aanpakt, gaat het cijfer al omhoog. Je kunt dus heel gericht acteren op de verbeterpunten en zo je automatiseringsniveau omhoog halen en dus je proces versnellen.’ De Automatiseringsmonitor checkt bijvoorbeeld of facturen helemaal automatisch zijn verwerkt, of de juiste grootboekrekeningen zijn gebruikt, facturen juist geclassificeerd zijn en of de leverancier meteen herkend is. De Automatiseringsmonitor signaleert het als medewerkers van Hartog Hoogveld zaken handmatig aanpassen en geeft dit aan. ‘Wij zijn de Automatiseringsmonitor natuurlijk meteen gaan gebruiken toen Yuki hem uitbracht’, besluit Hoogveld. ‘Onze back office medewerkers smullen van het systeem; zij hebben meteen een plan van aanpak gemaakt om de automatisering nog meer op niveau te krijgen. En dat kunnen we dus ook voor onze klanten doen, zodat zij de tijd en ruimte hebben om hun onderneming verder te kunnen laten bloeien en groeien.’
