E-facturen zijn here-to-stay, want vanaf 18 april zijn overheidsinstanties verplicht deze digitale facturen te verwerken. Rekeningen blijven daardoor minder lang op de stapel liggen, waarmee veel kosten bespaard kunnen worden. Maar er zijn meer manieren om betaalstromen te vereenvoudigen.
Betaalgemak was nooit groter dan in het huidige digitale tijdperk. Maar dit tijdperk is nog maar net begonnen. Nu overheden niet meer om e-facturen heen kunnen, zal ook het bedrijfsleven gemakkelijker overtuigd worden van de voordelen van digitalisering. Van de 552 miljoen facturen die in Nederland jaarlijks worden verstuurd en betaald, krijgen overheden er een kleine 12 miljoen te verwerken, heeft Deloitte becijferd. De tijdsbesparing die e-facturatie oplevert is enorm.
Handmatig facturen inboeken kost veel tijd. De rekening moet worden overgetikt in het systeem, met leveranciers moet overleg worden gevoerd, wat nog eens oploopt bij onduidelijkheden, daarna volgen de controles en correcties van de informatie en dan komt daar nog het versturen en verwerken van herinneringen en aanmaningen bij.
Volgens onderzoeksbureau Aberdeen Group kost het verwerken van een papieren factuur gemiddeld 25 euro. Voor een e-factuur ligt dat bedrag op 2,50 euro. Om exact te zijn: de tijdsbesparing van een e-factuur bedraagt 93 procent, zo heeft Exact onderzocht.
Rekeningen versturen was nooit eenvoudiger. AcceptEmail bestaat al bijna twaalf jaar. Dankzij dit systeem kunnen al sinds 2007 betalingen automatisch per e-worden mail verstuurd. Digitaal factureren is echter nog lang niet standaard. Op dit moment wordt volgens het CBS nog maar 15 procent van alle inkoopfacturen digitaal verwerkt. Hier liggen dus nog miljoenen voor het oprapen.
Ook en vooral omdat de technologie welhaast overal binnen het internetverkeer is toe te passen. De technologie is immers zo flexibel ontworpen dat naast e-mail ook heel andere digitale toepassingen zich lenen voor deze transacties. Zo zijn online machtigingen eenvoudig in te vullen op een web-portal, maar ook in-app-afrekenen is een moderne toepassing. En van een digitaal kassabonnetje is vervolgens net zo gemakkelijk een tegoedbon of een toegangsbewijs voor een evenement te maken.
Het verifiëren van een identiteit is inmiddels op verschillende manieren mogelijk en daarmee kunnen via alle digitale kanalen betalingen, machtigingen en verificaties worden aangeboden. Een online chat met de klantenservice bijvoorbeeld, of zelfs via een chatbot. Maar ook via social media, whatsapp of andere mobiele apps wordt een betaling meestal direct afgehandeld. Conversational billing heet dat. Online betalen is dus lang niet meer alleen een standaardprocedure. Steeds vaker zijn betalingen gepersonaliseerd en individueel. Ook particulieren betalen steeds vaker via een Tikkie.
Tijd is geld. Elke dag dat een factuur blijft liggen, kost dat harde valuta. En facturen hoeven tegenwoordig niet meer te blijven liggen. Om op dit punt geld te besparen, is het van belang de operationele processen duidelijk op het netvlies te hebben. Breng je alle stappen goed in kaart dan wordt helder waar je kostbare ondoelmatigheden kunt wegnemen.
Meerwerk bijvoorbeeld. Wanneer hier onduidelijkheden over zijn, blijft een factuur liggen. Dit is eenvoudig te voorkomen door al vooraf, dus bij het opstellen van een offerte of contract, afspraken over de betaling van extra kosten op te nemen. En ook het factureren van die meerkosten te automatiseren.
Wie alle administratieve processen duidelijk in kaart heeft en optimaal wil stroomlijnen zal tot de conclusie komen: het is niet meer te doen, zonder digitaal factureren.
